Publicatiedatum: 15 september 2022

Ben jij een zelfstandige secretaresse die klaar is voor een volgende carrièrestap en meer wil leren over medezeggenschap? Wil jij de professionele ondersteuning zijn van de OR? Heb jij hart voor onze huurdersvereniging (SHO) en wil jij jouw secretariële ervaring inzetten om hen te ondersteunen? Lees dan snel verder! 


Wooncompagnie zoekt een Secretaris (20 uur per week)

Als secretaris verzorg jij de notulen tijdens een vergadering en regel je de agenda-voorbereiding en opvolging van de acties.

Bij voorkeur heb jij een blauwe drijfveer in het Management Drives profiel.

  • Ben jij een zelfstandige secretaresse met een ambitie je te ontwikkelen tot ambtelijk secretaris?
  • Wil jij ervaring opdoen met het schrijven van verslagen en notities en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen? 
  • Kun jij de verbinding worden tussen de verschillende organisatievraagstukken en de Wet op de Ondernemingsraad?
  • Wil je een bijdrage leveren aan effectieve medezeggenschap van de huurders?
  • Heb jij een vlotte pen en haal je plezier uit plannen, organiseren en het bewaken van de voortgang?

 

Een functie met specialisatie tot ambtelijk secretaris.

Je ondersteunt de directeur-bestuurder en de OR in vraagstukken die de ‘Wet op de Ondernemingsraad (WOR)’ raken, zowel beleidsinhoudelijk als procesmatig. Ook assisteer je de directeur-bestuurder bij de vlekkeloze bediening van de Samenwerkende Huurdersorganisaties (SHO). Uiteindelijk vorm jij een solide procesmatige basis voor een effectieve huurdersparticipatie.

Jij biedt optimale ondersteuning aan de vergadertafel.
Zorgen voor een soepele vergaderplanning en het goed voorbereiden van vergaderingen is voor jouw gesneden koek. Hoofd- en bijzaken kun je prima onderscheiden en snel informatie verwerken is voor jou geen probleem. Notuleren en het verslaan van gesprekken doe je via jouw laptop. Een pietje-precies? Graag! Een snufje initiatief daarbij maakt jou perfect voor deze ambitieuze functie. Dankzij jouw werk en ambitie worden de OR, SHO en directeur-bestuurder straks optimaal ondersteund.

Je bent flexibel inzetbaar en zoekt graag contact met collega’s.
Iedere donderdagochtend ben je aanwezig bij de onderlinge OR vergadering, waarvan 1 x per 6 weken de overlegvergadering van OR met de directeur-bestuurder plaatsvindt en ben je 6x per jaar op de woensdagavond beschikbaar voor de overlegvergaderingen van de SHO.

Buiten kantooruren werken is voor jou geen probleem.
De overlegvergaderingen van de SHO en afstemming met commissieleden vindt veelal plaats buiten de reguliere kantooruren. Dit valt onder de regeling verschoven werktijd in de CAO Woondiensten. Dit past in de overeengekomen arbeidsduur inclusief het bijbehorende salaris van deze functie. In het kort betekent dit dat er geen overwerkregeling voor deze werkzaamheden van toepassing is.

Jij durft - ook ongevraagd - advies te geven.
Afspraak is afspraak, jij zorgt ervoor dat dit nageleefd wordt. Je houdt ervan om actiepunten en besluiten te bewaken. Je geeft inhoudelijk advies (gevraagd en ongevraagd) aan de bestuurder over zaken die de ‘Wet op het overleg huurders verhuurder’ (ook wel overlegwet genoemd) en afspraken uit de samenwerkingsovereenkomst met de SHO raken. De kwaliteit en begrijpelijkheid van de stukken is bij jou in goede handen.

Wat heb je al in the pocket?
Je bent een ervaren en zelfstandige secretaresse en bent bereid een opleiding te volgen voor ambtelijk secretaris. Aantoonbare kennis van en ervaring met de administratieve en secretariële ondersteuning is aanwezig.  Je beheerst de Nederlandse taal tot in de puntjes, zowel in woord als schrift en weet complexe teksten te vertalen tot begrijpelijke taal (taalniveau B1). Goede digitale vaardigheden, waaronder ervaring met Office 365 en ervaring met iBabs is een pré.

Wij willen jou! Daarom bieden wij graag

  • Een uitdagende baan in een maatschappelijke organisatie, waarin je het verschil kunt maken en veel eigen regelruimte hebt in de uitvoering van de werkzaamheden
  • Een arbeidsduur van 20 uur per week 
  • Een salaris in Schaal G van de CAO woondiensten (tussen € 2.864 – € 3.700 bruto bij 36 uur per week)
  • Een Individueel Keuze Budget waarmee je arbeidsvoorwaarden kunt kiezen (vergoeding in sport- en bewegen, extra vrije dagen kopen, uitbetalen)
  • Een persoonlijk loopbaanbudget voor ondersteuning in persoonlijke ontwikkeling en focus op je talenten: wat vind je leuk en waar ben je goed in? 
  • Mogelijkheid om flexibel én hybride te werken, met een budget om je werkplek thuis in te richten voor een bedrag van Euro 750,- netto (over een periode van 5 jaar)
  • Een goede pensioenregeling bij SPW

 

 

Alle werkzaamheden op een rijtje:

 

Als ambtelijk secretaris OR zorg jij voor:

  • Inhoudelijk advies (gevraagd en ongevraagd) aan de bestuurder, OR-leden en commissieleden over zaken die de WOR raken
  • Administratieve en secretariële ondersteuning aan de OR, commissies en bestuurder, organiseert de vergaderingen, zet alle documenten in iBabs en schrijft de gespreksverslagen
  • Het bewaken van de actiepunten- en besluitenlijst en het geven van signalen aan de OR- en/of commissieleden of organisatie als reminder
  • Toezien op naleving van (wettelijke) termijnen en afspraken betreffende de medezeggenschap
  • Een bijdrage bij aan kennisoverdracht en zorgt dat de OR-leden tijdig en inhoudelijk goed geschoold zijn voor de werkzaamheden binnen de OR
  • Het bijhouden van het OR-archief
  • Het bijhouden en delen van vakinformatie en ontwikkelingen
  • Organiseren van de verkiezingsprocedure voor de OR
  • Het verzorgen van de communicatie als contactpersoon voor de achterban
  • Verstrekken van informatie over specifieke onderwerpen o.m. m.b.t. wijzigingen in wet en regelgeving

 

Dit ga je doen als ambtelijk secretaris SHO:

  • Geeft inhoudelijk advies (gevraagd en ongevraagd) aan de bestuurder over zaken die de ‘Wet op het overleg huurders verhuurder’ (ook wel overlegwet genoemd) en afspraken uit de samenwerkingsovereenkomst met de SHO raken.
  • Biedt administratieve en secretariële ondersteuning aan de SHO en bestuurder, organiseert de vergaderingen, zet alle documenten in iBabs en schrijft de gespreksverslagen
  • Bewaakt de actiepunten- en besluitenlijst en geeft signalen af als reminder
  • Bewaakt en ziet toe op naleving van termijnen en afspraken
  • Ziet toe op de kwaliteit en begrijpelijkheid van stukken die aan de SHO worden voorgelegd
  • Onderhoud zelfstandig contact en werkt samen met de secretarissen van de Vijfhoek en de Huurderskoepel en geeft waar nodig onderbouwd advies betreffende wettelijke verplichtingen over te nemen maatregelen.

 

Wie is Wooncompagnie?
Wooncompagnie verhuurt ruim 14.000 goede en betaalbare woningen in zo'n 60 kernen. Onze missie is: Samen zorgen wij voor fijne buurten met voldoende woonaanbod voor mensen met weinig koopkracht. Wij focussen ons op de wensen en behoeften van bewoners, zijn betrokken, betrouwbaar en benaderbaar. Bij alles wat we doen en van plan zijn, kijken we door de bril van onze bewoners.

Gezondheid, ontmoeting en een fijne balans
Wooncompagnie hecht belang aan de ontmoeting tussen collega’s, jouw gezondheid en een fijne werksfeer. Om jou hierin te ondersteunen bieden wij dagelijks een gezonde en verse lunch aan tegen een vergoeding van 1 euro per dag, waarbij je met alle collega’s samenkomt. Tevens krijg je een individueel keuzebudget die je flexibel kunt inzetten voor bijvoorbeeld een sportabonnement of het kopen van extra verlofuren. We werken bij Wooncompagnie hybride én flexibel. Wil je graag een dag thuis zijn in de week voor een fijne balans tussen werk en privé? Ook dat is mogelijk. Blij met je werk dat maakt ons als organisatie sterk!

Meer weten?
Wil je eerst meer informatie over deze functie? Neem dan contact op met Lucy Loos, voorzitter OR (088 17 18 223) of Stefan van Schaik, directeur-bestuurder (088 17 18 288).

Wil je reageren?
Wooncompagnie hecht groot belang aan diversiteit, onze deur staat open voor iedereen. Juist de verschillen in mensen helpen ons om een nog betere woningcorporatie te zijn. Ben je enthousiast over deze functie en herken je jezelf in het gestelde profiel? Aarzel dan niet en reageer. We zijn benieuwd naar wie jíj bent! Voldoe je niet aan het gehele profiel, maar zie je toch dat jij in onze organisatie een waardevolle bijdrage kan leveren, reageer dan ook!

Motiveer jouw sollicitatie in een korte brief met uitgebreid curriculum vitae. Je kunt je sollicitatie vóór 21 november 2022 sturen aan personeelszaken@wooncompagnie.nl

Selectieproces
De sollicitatiegesprekken gaan van start zodra we een reactie hebben ontvangen. De werving voor deze vacature wordt intern en extern gelijktijdig uitgezet. Het Management Drives profiel is onderdeel van de selectie. Je ontvangt van ons een uitnodiging voor de vragenlijst bij de uitnodiging voor een gesprek. Daarnaast kan een assessment onderdeel zijn van de selectieprocedure.